Kserokopiarka jest urządzeniem bez którego nie wyobrażamy sobie pracy biura. Wraz z drukarką i skanerem są „niezbędną triadą”, która pozwala na bezproblemowy obieg dokumentów w firmie. Ale co począć w sytuacji, gdy finanse przedsiębiorstwa nie pozwalają na zakup nowej drukarki?

Koszty, koszty.

Jeśli chcesz posiadać kopiarkę na własność – masz dwa rozwiązania. Kupno używanego lub nowego sprzętu. Z używaną kopiarką jest trochę jak z używanym samochodem. Jeśli nabywasz z zaufanego źródła, nie ma większego problemu. Gorzej, jeśli skusisz się na wyjątkowo niską cenę na którymś z portali aukcyjnych, gdzie jakiś anonimowy sprzedawca wystawia swój używany sprzęt. Może się okazać – czego Ci nie życzymy – że Twoja wymarzona kopiarka po krótkim czasie odmówi dalszej współpracy, a Ty będziesz zmuszony do rozpoczynania żmudnych poszukiwań od początku.

• 

To może zakup nowego urządzenia? Cóż, tutaj też różowo nie jest. Kopiarka dobrej klasy musi swoje kosztować. Wiele zależy od potrzeb Twojego biznesu, ale przestrzegamy przed zakupem taniego, kompaktowego urządzenia. Po pewnym czasie stanie się finansowym wampirem, wysysającym skutecznie i regularnie Twoje pieniądze. Droższe kserokopiarki dają większą gwarancję niezawodności. Są też po prostu lepiej przystosowane do oczekiwań współczesnego biznesu. Pytanie brzmi, czy chcesz poświęcać spore środki finansowe lub brnąć w kredyt.

Jakie są alternatywy?

Konieczność posiadania kserokopiarki w biurze nie musi koniecznie wiązać się z wyrzeczeniami na polu finansowym. Biznes zauważył problematyczność tego rozwiązania i znalazł odpowiedź. Jeśli prowadzisz swoją działalność na Śląsku lub w Katowicach, polecamy zainteresować się wynajem kserokopiarek. To usługa coraz bardziej powszechna w naszym regionie.

Jeśli dużo kopiujesz, taka opcja jest dla Ciebie jak najbardziej rozsądna. Mało tego, umiejętnie skonfigurowana oferta może doprowadzić do bardzo dużych (dochodzących nawet do 60%) oszczędności na kosztach kopiowania w Twojej firmie. Teoretycznie papier (w tym przypadku ekran, na którym czytasz bloga) przyjmie wszystko, jednak nie rzucamy słów na wiatr: już po niedługim czasie powinieneś odczuć ulgę finansową.

Jak wynająć kserokopiarkę?

Prościej niż myślisz. Wystarczy skontaktować się z firmą oferującą taką usługę. Z zasady wysyłają one do potencjalnych klientów swoich najlepszych fachowców, którzy dość szybko zorientują się, jakie są realne potrzeby kopiowania w Twoim biznesie. Ci sami fachowcy podpowiedzą też – korzystając ze swojej wiedzy i lat doświadczeń – które urządzenie sprawdzi się w Twoim biurze bardziej, a które jest nie do końca odpowiednie. Możesz być zdziwiony, gdy okaże się, że Twoja wymarzona kserokopiarka wprawdzie ładnie prezentowałaby się na tle wystroju biura, ale jej parametry byłyby niewystarczające (lub nadmierne) dla Twoich oczekiwań.

Korzyści

1. Kserokopiarkę otrzymujesz „za darmo”. Tak, to nie żart. Nie musisz płacić za kupno nowego czy używanego urządzenia. Umówionego dnia, o określonej porze, wynajmująca firma przywiezie do Twojego biura kopiarkę. I tyle. Dodatkowo masz pewność – dzięki rozmowom ze specjalistą – że dostarczony sprzęt istotnie wpisuje się w Twoje potrzeby. Z doświadczenia obecnie wynajmujących można ocenić, że na wynajmie jednej kopiarki oszczędności dla firmy oscylują pomiędzy 3000 a 8000 złotych.
2. Zostaniesz gruntownie przeszkolony. Nie tylko Ty zresztą, ale wszyscy pracownicy mający mieć jakikolwiek kontakt z kopiarką. Współczesne urządzenia są wprawdzie przyjazne dla użytkownika, ale nowoczesny interfejs (nierzadko w postaci ekranu dotykowego) wymaga krótkiego omówienia.
3. Będziesz spokojny. Bowiem kopiarka objęta jest gwarancją serwisową; cokolwiek się uszkodzi, zepsuje, nie ponosisz żadnych dodatkowych kosztów. Serwis przyjeżdża, naprawia, wymienia części – wszystko gratis. Jeśli awaria będzie bardziej skomplikowana i nie sposób rozwiązać jej na miejscu, otrzymasz kopiarkę zastępczą. I to żaden „szrot”, a urządzenie o identycznych lub zbliżonych parametrach.
4. Materiały eksploatacyjne od wynajmującego otrzymujesz regularnie, gdy tylko dotychczasowy zapas się kończy. Co więcej, za to również nie płacisz. Wydaje się to być małym bonusikiem, kwiatkiem u kożucha? Cóż, przelicz w wolnej chwili swojej wydatki na tusze, tonery i inne materiały eksploatacyjne w firmie. Nawet jeśli korzystasz z wysokiej klasy tanich zamienników, nie są to małe koszta.
5. Ułatwienia podatkowe. Każdego miesiąca otrzymujesz wyłącznie jedną fakturę VAT od wynajmującego za wykonane kopie lub wydruki. Dzięki temu stanowi to koszt przychodu.

Haczyk?

Żadnych haczyków nie ma. Naprawdę. Oczywiście nie żyjemy w idealnym świecie i za usługę musisz zapłacić – najczęściej umowę podpisuje się na rok z możliwością przedłużenia, a Ty jesteś zobligowany do uiszczania comiesięcznej opłaty abonamentowej. Ważna uwaga: firmie realnie zależy na Twoim zadowoleniu, bo chciałaby z Tobą współpracować po upływie okresu umowy. Toteż nie musisz się obawiać, że będziesz tylko obiektem „wyciskania” środków finansowych jak cytryny.

Czy jest to usługa dla każdej firmy? Raczej tak, aczkolwiek są wyjątki. Jeśli kopiujesz mało i nieregularnie – nie potrzebujesz zobowiązania abonamentowego każdego miesiąca, bowiem nie potrafisz przewidzieć skali swoich potrzeb. A przecież bez sensu jest, byś płacił za usługę, z której nie korzystasz w stu procentach. Natomiast jeśli korzystasz z kopiarki regularnie, zastanów się nad taką możliwością. Wydaje nam się, że trendy biznesowe idą właśnie w tym kierunku. Warto skorzystać, póki ceny na rynku są jeszcze atrakcyjne.